La fin d’année approche, vous vous sentez débordée et fatiguée. Travail, famille, maison, tout se bouscule, vous avez l’impression de perdre le contrôle, ou de l’avoir perdu depuis un moment déjà.
C’est décidé, en 2023 vous allez améliorer votre organisation !
Oui, mais…
- Que devez-vous améliorer exactement ?
- Par où commencer ?
- Comment faire ?
Pour avancer dans la bonne direction, il faut prendre un peu de recul. Ce recul sera un état des lieux et une analyse de votre mode d’organisation.
Etablir un état des lieux pour améliorer son organisation
Lorsque l’on se sent débordée et mal organisée, on ne sait pas toujours concrètement ce qui cloche dans notre organisation et dans notre emploi du temps. C’est un sentiment général, on a du mal à définir les points de blocage.
C’est pourquoi, avant de réfléchir à un nouveau mode d’organisation, il faut d’abord identifier précisément :
- ce qui fonctionne bien
- ce qui fonctionne mal
- notre mode de fonctionnement
- où passe notre temps
Faire un état des lieux de votre organisation va vous permettre de prendre conscience de la situation et de la comprendre, pour pouvoir l’améliorer concrètement.
Effectuer un relevé d’activité
Le relevé d’activité est un outil très utile pour décortiquer son organisation. Il est certes un peu fastidieux mais très révélateur.
L’idée est de noter tout ce que vous faites pendant une semaine sur des créneaux de 30 mn à 1h. Soyez exhaustive, notez tout ! Temps de travail, temps de pause, temps de trajet, temps sur les réseaux sociaux, temps des repas, temps au téléphone, temps pour soi, temps de ménage, bref tout!
A la fin de chaque journée, si vous n’avez pas pu effectuer une ou plusieurs tâches qui étaient prévues sur votre todolist, notez-le ainsi que la raison (ex : pas eu le temps, pas pris le temps, pas motivée, découragée, trop difficile, etc…)
Notez également les tâches que vous n’avez pas aimées et celles qui vous ont stressée ainsi que les raisons pour lesquelles vous n’avez pas aimé les réaliser.
Enfin, identifiez les tâches/projets que vous aviez prévus ces 3 derniers mois et que vous n’avez pas réalisés, ainsi que les raisons qui vous en ont empêché.
Répertorier ses outils d’organisation
Identifiez l’ensemble des outils qui vous permettent de vous organiser au quotidien :
- agenda
- To do list
- Système de classement
- Outil de notes
- Outil de stockage de recherche documentaire
- Carnet papier
- Support numérique
- Applications
- …
Analyser son état des lieux pour améliorer son organisation
Analyser son relevé d’activité
Le relevé d’activité va vous permettre d’analyser :
Votre emploi du temps
A froid, vous allez pouvoir comprendre où passe votre temps exactement et répondre aux questions suivantes :
- Avez-vous réellement trop de tâches à gérer?
- Ou est-ce un problème de gestion du temps?
- Faut-il abandonner ou déléguer certaines tâches?
- Quelles tâches fonctionnent bien?
- Quelles tâches fonctionnent mal?
- Vos routines du matin/du soir sont-elles assez efficaces?
- Optimisez-vous assez votre temps?
- Perdez-vous parfois ou souvent votre temps?
- Quels sont vos voleurs de temps?
- Prenez-vous assez de temps pour vous?
- Êtes-vous satisfaite de votre répartition temps pro/temps perso?
Votre mode de fonctionnement
L’analyse des raisons pour lesquelles vous n’avez pas pu effectuer une tâche, une tâche vous a stressée, ou vous n’avez pas aimé la faire, va vous être utile pour comprendre votre mode de fonctionnement et améliorer votre organisation.
Pour chaque raison, vous réfléchirez à une parade pour la fois suivante. Par exemple :
- Je n’ai presque jamais le temps de faire cette tâche : peut-être faudrait-il se résoudre à abandonner (définitivement ou temporairement) cette tâche ou à la déléguer si elle est importante?
- Je me suis laissée distraire : comment faire pour rester concentrée?
- Je me suis découragée : mon objectif était peut-être trop ambitieux? Il faudrait le diviser pour avancer petit à petit.
- J’ai eu la flemme : comment me motiver?
- J’ai oublié : l’avais-je noté ? Ai-je le réflexe de tout noter pour ne rien oublier?
- Je ne savais pas comment faire : Aurais-je dû me former ou demander de l’aide?
- J’ai trouvé ça pénible : comment «adoucir» cette tâche?
- Etc…
Analyser ses outils d’organisation
Après avoir répertorié l’ensemble des outils qui vous aident dans la gestion de votre quotidien, analysez-les :
- Ces outils sont-ils faciles d’accès, simples et agréables à utiliser?
- Préférez-vous les outils papiers ou numériques?
- Agenda : Êtes-vous satisfaite de la façon dont vous gérez votre agenda? Avez-vous trouvé le support idéal? Avez-vous le réflexe de tout y inscrire? A contrario, y écrivez-vous trop de choses?
- To do list : Ecrivez-vous des listes motivantes? Ou êtes-vous parfois découragée par votre todolist?
- Gestion des projets : Arrivez-vous à suivre facilement l’avancée de vos projets?
- Système de classement : Êtes-vous à jour sur le traitement et le classement des papiers? Avez-vous un système de classement efficace (détaillé, facile à manipuler, épuré et archivé régulièrement)?
Mettez ensuite en place les améliorations d’organisation nécessaires.
Conclusion
Analyser votre organisation actuelle est un exercice un peu fastidieux mais très révélateur.
Si vous vous sentez perdue dans votre organisation, prenez le temps de le faire. Parfois, il faut savoir prendre du temps pour en gagner par la suite.
Si après avoir effectué votre relevé d’activité, vous avez besoin d’aide pour l’analyser car vous sentez que vous êtes trop « la tête dans le guidon », n’hésitez pas à demander de l’aide auprès d’une bonne amie ou d’une coach en organisation. Elles pourront vous aider à prendre du recul et mettre en place des améliorations d’organisation.